Email adalah dokumen
yang paling umum di dunia bisnis. Sayangnya masih banyak yang belum mengerti
bagaimana menulis email dengan baik. Beberapa hari yang lalu Handry Satriago,
CEO GE Indonesia mengulas problema menulis email. Seringkali kita menulis email
dengan berpanjang lebar namun tidak tepat sasaran. Menurutnya dalam dunia
bisnis, to the point dalam menyampaikan sesuatu adalah hal
yang wajar. Untuk itu jangan mudah tersinggung bila mendapatkan email yang
singkat tanpa basa basi.
Agar email kita dapat
dimengerti, Inc.com membagikan 6 tips sederhana berikut ini:
1. Miliki tujuan yang spesifik
sebelum mengirim email
Tujuan dari email Anda
adalah mendapatkan sebuah keputusan dari si penerima. Untuk itu, jangan sampai
email yang Anda kirimkan malah membingungkan si penerima untuk memutuskan
sesuatu. Oleh karena itu, sebelum Anda menulis sesuatu, tanyakan kepada diri
Anda keputusan apa yang Anda inginkan untuk si penerima. Dalam bisnis
ketidakjelasan email akan merugikan Anda sendiri. Semakin Anda mempunyai tujuan
yang jelas, semakin orang yakin dengan email Anda.
2. Mulailah dengan menulis
kesimpulan
Jika di sekolah dulu
kita diajarkan untuk memulai dengan pengantar surat dan diakhiri dengan
kesimpulan, dalam dunia bisnis sesungguhnya tak seorang pun yang memiliki waktu
untuk membaca pengantar yang panjang. Hanya kesimpulan email Anda yang ingin
didengar si penerima. Untuk itu buatlah kesimpulan yang jelas dan dapat
dimengerti narasumber Anda.
3. Jelaskan kesimpulan dengan point
Setelah Anda
menjelaskan kesimpulan, sebaiknya buat rincian dari kesimpulan itu satu
persatu. Hal itu bertujuan agar kesimpulan Anda mudah dicerna. Misalnya:
Salah:
Menurut sebuah laporan
pemerintah yang dirilis baru-baru ini, pengasapan atau fogging bertujuan untuk
mengurangi penyakit demam berdarah dan penularan ke warga sekitar. Untuk itu
kami akan melakukan pemeriksaan ke rumah-rumah.
Benar:
Fogging bertujuan
untuk :
- Mengurangi Penyakit
Demam Berdarah
- Mengurangi Penularan
Warga
4. Dukung tujuan Anda dengan
bukti
Berikan fakta-fakta
yang mendukung kesimpulan dari email Anda. Hal itu akan menambah rasa
kepercayaan bagi si penerima email. Data statistik atau angka prosentase yang
akurat akan mendukung argumen dari email Anda. Misalnya: Menurut survei dinas
kesehatan bahwa 50% warga Jakarta Barat telah terjangkit demam berdarah.
5. Ulangi kesimpulan Anda
dengan “action”
Pada akhir email, Anda
sebaiknya tekankan kembali apa tujuan Anda untuk si penerima. Namun jangan
berbasa-basi, justru Anda langsung ke tindak lanjut tujuan Anda. Seperti : Jika
Anda setuju, maka kapan kita bisa memulai kerjasama ini.
6. Sertakan manfaat di baris
subyek
Baris subyek alias
judul adalah bagian terpenting dari email Anda. Sebaiknya Anda buat subyek
email setelah menulis semua kesimpulan email Anda. Dua hal penting yang perlu
diingat dalam membuat subyek email, yang pertama buat kalimat yang menarik
sehingga si penerima mau membacanya. Yang kedua subyek harus menyiratkan
kesimpulan bahwa Anda ingin si penerima menerima email Anda.
0 Komentar:
Posting Komentar